Coworking na prática: endereço fiscal e endereço comercial

Por que permitir a utilização do endereço fiscal pelos coworkers é um ponto tão polêmico para os espaços de coworking?

Trata-se de um assunto muito debatido entre os founders. Dada a grande busca pelos coworkers, as utilizações de endereço comercial e fiscal são muitas vezes confundidas como o mesmo produto, mas há diferenças relevantes.

As diferenças entre endereço fiscal e comercial

Endereço comercial

Como se pode verificar pelo nome, tem a função de apresentar comercialmente a empresa. Nesses casos, os coworkers utilizam o endereço do coworking para se apresentar, em materiais como cartões de vistas, websites e de divulgação da empresa.

Endereço fiscal

É a utilização do endereço do coworking para fins exclusivamente tributários e formais, como a abertura da empresa do coworker. Nesse caso o endereço constará em documentos oficiais, como cartão de CNPJ, contrato social, alvará de localização, inscrição estadual e municipal, entre outros.

As perguntas que ficam para founders e coworkers são: vale a pena para ambos? Quais são as principais consequências e responsabilidades?

A oferta desses serviços é realmente muito sedutora para os espaços de coworking, pois representa receita extra e aparentemente não resulta em custos adicionais, não demanda grande trabalho para controle, não consome produtos, não tem fluxo de pessoas, etc.

No entanto a utilização de endereços de terceiros pode trazer alguns transtornos, seja para os espaços que disponibilizaram o endereço, seja para as empresas (coworkers) que os utilizaram.

Pode ser que o relacionamento entre coworking e coworker seja bastante duradouro assim todos esperamos, mas, chegando o dia da separação, os problemas podem começar. As empresas se mudam por diversas razões, logísticas, comerciais e de crescimento, mas também há os poucos casos de encerramento das atividades, e é justamente aqui que mora o receio quanto à utilização responsável dos endereços.

Antes de apresentar alguns exemplos, é importante mencionar que o encerramento das atividades de uma empresa acaba, mais dia ou menos dia, cessando a utilização do endereço comercial. No entanto, o mesmo não se aplica ao endereço fiscal, que estará vinculado à empresa até que os sócios decidam por alterá-lo junto aos órgãos competentes.

O endereço fiscal estará vinculado à empresa até que os sócios decidam por alterá-lo junto aos órgãos competentes.

Vejamos um exemplo. A empresa “Nosso sonho eventos Ltda.”, que promove eventos de formatura, começa a utilizar o endereço fiscal do coworking. Essa empresa vende seus serviços para um grupo de alunos e os atende no coworking. Acontece que, 10 meses depois, essa empresa some do coworking. Não paga, não retira o registro do endereço fiscal do seu coworking e, o pior, não honra o compromisso com os clientes. Esse problema pode virar inclusive caso de polícia, e nem o coworking nem os demais coworkers gostariam de ser vinculados a esse tipo de imagem negativa.

Mesmo que a situação fictícia narrada acima não seja realidade para você, em algumas cidades (como no Rio de Janeiro) retirar um endereço fiscal de uma empresa do coworking é missão quase impossível. Isso porque será necessário alterar o contrato social da empresa que utilizava o endereço, cabendo a tarefa única e exclusivamente aos sócios da empresa. Não existe uma comunicação que se possa fazer aos órgãos de registro, no qual se possa informar que a empresa não está mais autorizada a utilizar o endereço fiscal do coworking.

Consideramos o endereço comercial menos problemático, mas também há de se ter um pouco de cautela. Um coworking, do Rio de Janeiro, relatou que disponibilizou o endereço comercial para uma agência de empregos que fazia entrevistas com candidatos e cobrava pelo serviço, dando garantia que conseguiriam uma colocação no mercado. Acontece que essa agência de empregos cancelou o serviço de endereço comercial, não cumpriu com o prometido aos candidatos, que chamaram a polícia por entender que aquele era o endereço da empresa que os lesou.

Como o mercado tem trabalhado

Hoje nos espaços de coworking e escritórios virtuais é praticamente unânime a aceitação do uso de endereço comercial. A grande maioria os espaços permite o uso normalmente, apesar de não raro existir a obrigatoriedade de estar atrelado a um plano residente.Já o uso de endereço fiscal é um serviço muito mais restrito. Em uma breve pesquisa realizada enquanto produzimos este artigo, na cidade de São Paulo os preços variavam entre R$ 55,00 e R$ 400,00 mensais. Em geral, existem pré-requisitos mais duros, como contratos de longo prazo, ou tempo mínimo de casa.

Para quem pensa em adicionar esses serviços ao portfólio, é muito importante observar antes alguns pontos:

1. A legislação do seu município

Investigue como o seu município trata o assunto. É permitido registrar diversas empresas no mesmo endereço? Quando você precisar remover um cliente, como funciona o processo? Você pode fazer de forma independente ou é necessário que seja uma ação por parte do seu ex-cliente?

2. Analise o background do cliente

Faça uma checagem geral (e periódica) do histórico do contratante. Mas não se limite à pesquisa em órgão de proteção ao crédito como SPC e Serasa, vá mais a fundo. Qual é o negócio da empresa? Quem são os sócios? Eles têm pendências com a justiça?

Pode parecer um procedimento trabalhoso, mas você realmente deseja atrelar sua empresa a outra que tem processos trabalhistas, impostos atrasados e pendências financeiras no mercado? Lembre-se de que, no fim do dia, é à sua porta que irão bater.

3. O potencial lucrativo é superior ao potencial de risco?

Reflita sobre o esforço necessário em comparação ao caixa extra que essa oportunidade traz. Sabendo dos riscos, você precisa encontrar um preço de operação que tanto esteja de acordo com o mercado, como também possibilite a criação de um caixa de emergência caso você tenha algum problema futuro. Se essa conta não fechar, é sinal vermelho.

Conclusão

A utilização de endereços comerciais e fiscais tem lá seus atrativos por ser uma receita interessante, porém os founders devem analisar os riscos e benefícios para decidir se vale a pena comercializar esses serviços.

Note que exemplos não vão faltar, mas como profissionais de ambientes colaborativos sempre esperamos o melhor. No entanto não podemos deixar de dizer que muita água passa por baixo das pontes de cada local, empresa, corworking e coworkers, por isso, toda análise e cautela é importante.

Talvez proibir a utilização de endereços fiscais possa não parecer a melhor saída, mas pode evitar muitos problemas e dores de cabeça. No que se refere ao endereço comercial, parece ser mais tranquilo, mas fica a dica de estabelecer um relacionamento de mais tempo antes de disponibilizar um endereço.

Consulte sempre o seu contador e/ou advogado e veja se na sua cidade existe algum tipo de comunicação à prefeitura e aos demais órgãos para os casos de inadimplência ou quebra de contrato.